Les références incontournables de la rédaction structurée sont les standards ouverts internationaux DITA et DocBook qui sont basés sur le langage XML.
Ces standards sont issus d'une longue lignée de formats de la documentation technique initiés par IBM aux balbutiements de l'informatique. Ils ont ensuite bénéficié de travaux de recherches initiés aux États-Unis dans les années 1980, et ayant débouchés sur les théories dites de l' « écriture structurée », et du « minimalisme ».
L'unicité des modules de contenu source ( “single sourcing” ) constitue votre base de travail, le capital réutilisable à volonté.
La rédaction de documents s'apparente alors à de assemblage de ces modules sources en fonction de la destination des documents à publier.
Chaque module d'information (chapitre, section, sous-section, procédure, image, illustration...) possède son propre cycle de vie pour être tracé individuellement ou en tant que partie d'un assemblage. La modification du contenu d'un module source est propagée automatiquement dans tous les documents qui l'utilisent.
Cette modularisation modifie les habitudes des rédacteurs car elle nécessite une réflexion préalable sur l'emploi d'un contenu : finis les copier/coller et duplications !
Cette étape franchie, la méthode permet de se concentrer uniquement sur le contenu et des gains directs sont constatés en terme de :
- temps de mise à jour,
- délai de livraison,
- fiabilité de l'information délivrée.
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