NeoDoc - Repenser la documentation

Rédiger des documents complexes ne s'improvise pas. C'est un métier avec ses codes, principes et méthodologies.

Pour le grand public, les outils traditionnels sont des traitements de texte ou logiciels de PAO avec lesquels tout le monde peut réaliser de beaux documents.

Mais les professionnels savent que leur utilisation devient rapidement source d'erreurs et de perte de temps dès lors que :

• le capital documents de l'entreprise augmente,
• les versions et variantes de documents se multiplient,
• la nature et le niveau d' information varient en fonction des destinataires,
• le nombre de langues utilisées croit,
• la fréquence des modifications et mises à jour s'accélère au rythme des évolutions des produits.

Maintenir ce capital devient très chronophage et le risque d'inadéquation et d'erreurs augmente avec la duplication et la dissémination des fichiers.

Lorsqu'une mise à jour doit être effectuée (nouvelle illustration, caractéristique, descriptif...), elle devra être répercutée dans tous les documents concernés, et souvent avec une pression sur le délai...

Le début de l'écueil, pour assurer ce surcroît d'activité (généré par l'inorganisation des contenus), sera d'augmenter la capacité de votre service en rédaction et de mise en forme (donc vos coûts internes ou externes) pour un risque d'erreur qui ne se réduit pas.

Ce point critique atteint, un changement de stratégie s'imposecar plus vos documents sont critiques, plus votre traitement de texte ou votre PAO vous emmène droit dans le mur !

Revenir à l'essentiel : le contenu

Le contenu est toute l' information de base qui va servir à construire des documents finaux : il s'agit du texte et de sa structure (en chapitres, sections, paragraphes, tableaux, listes, etc.), des illustrations ou documents multimédia que l'on va retrouver dans le document final (comme une vidéo sur le Web).

Une caractéristique fondamentale de ce contenu est qu'il est neutre : indépendant de la forme qu'il prendra dans le document final.

Résoudre les problèmes de mise en page

Avez vous calculé le temps que vous passez sur la mise en page de vos documents ?

Et combien cela vous coûte en terme financier et de stress ?

Dans l'optique d'industrialisation de la chaîne éditoriale, un système de rédaction structurée repose sur la séparation stricte du fond et de la forme. Ceci permet d'appliquer les styles de façon entièrement automatique sur le contenu.

Tous les éléments de mise en page sont ainsi appliqués d'un simple clic :

• charte graphique,
• pagination.

En outre, tous les éléments périphériques au document :

• page de garde,
• table des matières,
• index,
• entête et pieds de page.

... sont générés automatiquement. Les conséquences sont doubles : vous ne perdez plus de temps sur la mise en page, et vous pouvez changer de mise en page à volonté sur un même document !